Amani CRM — Từ bảng tính đến hệ thống vận hành trong 30 ngày

Amani đã đánh giá nhiều công cụ trước khi liên hệ TekkiSolutions. CRM phổ biến như HubSpot và Zoho quản lý liên hệ khách hàng tốt nhưng không có khái niệm giai đoạn sản xuất, định mức nguyên vật liệu, hay theo dõi batch. Phần mềm sản xuất như Odoo và SAP Business One được thiết kế cho nhà máy hàng trăm nhân viên, cần nhiều tháng để cấu hình, đào tạo, và phí đăng ký vượt quá ngân sách phần mềm hàng năm của Amani.

Vấn đề cốt lõi: Amani cần hệ thống hiểu quy trình cụ thể của họ. Đơn hàng không chỉ đi từ "mới" đến "xong" — chúng qua 7 giai đoạn, mỗi giai đoạn có người chịu trách nhiệm khác nhau. Nguyên vật liệu cần theo dõi chính xác đến phần thập phân. Và nhân viên xưởng cần giao diện tablet đủ đơn giản để dùng mà không cần đào tạo.

Không phần mềm có sẵn nào đáp ứng cả ba.

Amani CRM là hệ thống quản lý sản xuất với 14 trang chức năng và 16 endpoint API backend. Mỗi tính năng được xây vì nó giải quyết một vấn đề cụ thể Amani có.

Quản lý đơn hàng theo dõi mọi đơn hàng qua quy trình 7 giai đoạn: chờ xử lý, mới, đã phân công, đang sản xuất, kiểm tra chất lượng, chờ khách xác nhận, hoàn thành. Mỗi giai đoạn có người chịu trách nhiệm rõ ràng. Quản lý phân công đơn cho nhân viên, nhân viên cập nhật tiến độ, và hệ thống đưa đơn qua QC trước khi đánh dấu hoàn thành.

Màn hình sản xuất (KDS) là giao diện tablet dành riêng cho nhân viên xưởng. Họ đăng nhập bằng PIN 4 chữ số — không email, không mật khẩu. Họ thấy batch được phân công, nhận việc, theo dõi tiến độ bằng vòng tròn trực quan, và nghe phản hồi âm thanh khi hoàn thành. KDS loại bỏ câu hỏi "giờ làm gì tiếp" tốn 30 phút mỗi sáng.

Kho và mua hàng theo dõi tồn kho thời gian thực với độ chính xác DECIMAL(10,4) — quan trọng cho nguyên vật liệu tính theo phần lẻ. Khi tồn kho xuống dưới ngưỡng, hệ thống đánh dấu badge đỏ. Đơn mua hàng có quy trình riêng (nháp, đã gửi, đã nhận, hủy) và nhận hàng tự động cập nhật tồn kho.

Định mức nguyên vật liệu (BOM) cho mỗi sản phẩm là danh sách thành phần với số lượng chính xác. Khi BOM thay đổi, hệ thống cập nhật cho tất cả đơn hàng đang hoạt động. Giá vốn tự động tính khi hoàn thành đơn hàng.

Dashboard phân tích thay thế việc đối chiếu bảng tính hàng tuần. Sáu loại biểu đồ — đơn hàng theo thời gian, tổng doanh thu, doanh thu theo khách, bảng xếp hạng nhân viên, phễu trạng thái, tuổi PO — lọc theo 7, 30, hoặc 90 ngày.

Xuất hóa đơn PDF tạo hóa đơn theo thương hiệu Amani trên giấy A4, sẵn sàng gửi cho khách doanh nghiệp.

Amani làm việc với nhiều nhà cung cấp nguyên vật liệu. Trước CRM, thông tin nhà cung cấp nằm trong danh bạ điện thoại của chủ, và đơn mua hàng gửi qua tin nhắn Zalo không có ghi nhận.

Chúng tôi xây module quản lý nhà cung cấp đầy đủ, liên kết với sản phẩm qua trường nhà cung cấp ưu tiên. Đơn mua hàng tự động đánh số (PO-2026-0001), theo quy trình trạng thái (nháp → đã gửi → đã nhận → hủy), và nhận hàng tự động cập nhật tồn kho.

Thẻ PO Aging trên dashboard cho thấy đơn mua hàng nào đã quá hạn — tính năng chủ doanh nghiệp không yêu cầu nhưng giờ gọi đó là phần hữu ích nhất.

Toàn bộ module này — CRUD nhà cung cấp, quy trình đơn mua hàng, tích hợp tồn kho, thẻ analytics — đi từ ý tưởng đến vận hành trong một phiên làm việc.

Đây không phải prototype. Mọi quyết định kiến trúc đều hướng đến bảo trì lâu dài.

Frontend chạy Next.js 14 với TypeScript strict, Tailwind CSS, và Shadcn UI. Backend là Python FastAPI với SQLAlchemy 2.0 async và asyncpg cho PostgreSQL. Database chạy trên Neon PostgreSQL.

Lưu trữ file qua Supabase Storage. Frontend triển khai trên Vercel. Backend trên Railway. CORS theo danh sách cho phép, không phải wildcard.

Bảo mật từ đầu: JWT với bcrypt, phân quyền theo vai trò (Admin, Nhân viên, Người kiểm tra), đăng nhập PIN với giới hạn 5 lần/15 phút, Bearer token trên mọi route upload.

Toàn bộ song ngữ Việt-Anh. Mọi thông báo, lỗi, nhãn menu đều được dịch thủ công. TypeScript: không lỗi. Next.js build: sạch.

Mười lăm phiên làm việc trong khoảng 30 ngày. Từ con số không đến hệ thống vận hành xử lý đơn hàng thực.

Phát triển truyền thống sẽ mất 6–12 tháng cho hệ thống cùng quy mô. Không phải vì developer chậm, mà vì chi phí phối hợp: review thiết kế, lập kế hoạch sprint, khoảng cách giao tiếp giữa frontend và backend, các vòng chỉnh sửa kéo dài mọi tác vụ.

Xây dựng bằng AI nén quá trình triển khai mà không nén quá trình suy nghĩ. Mọi quyết định kiến trúc đều đến từ việc hiểu sâu quy trình Amani. AI xử lý tốc độ triển khai. Hiểu biết kinh doanh đến từ trò chuyện.

Kết quả là hệ thống đội Amani dùng mỗi ngày — không phải demo trình diễn rồi bỏ xó.

Sau tuần đầu sử dụng: "Tôi từng mất hai tiếng mỗi thứ Hai đối chiếu bảng tính. Giờ mở một trang là thấy hết."

Nhân viên xưởng làm quen KDS trong một ngày. Đăng nhập PIN loại bỏ rắc rối email-mật khẩu cho người làm việc tay chân. Phản hồi âm thanh khi hoàn thành batch trở thành động lực — đội bắt đầu thi nhau nghe tiếng chuông.

Hệ thống nhà cung cấp và PO loại bỏ hoàn toàn quy trình mua hàng qua Zalo. Đơn mua hàng giờ có giấy tờ, tồn kho tự động cập nhật, và thẻ PO Aging bắt đơn quá hạn trước khi thành vấn đề chuỗi cung ứng.